Não guardar documentos e comprovantes: o erro que faz sua empresa pagar mais imposto

Se tem uma coisa que pesa no bolso do empreendedor é pagar imposto além do necessário. E sabe qual é um dos maiores vilões? A falta de organização com documentos e comprovantes.

Muitos PJs deixam de abater despesas importantes porque não têm nota fiscal ou porque jogaram fora o comprovante que poderia comprovar o gasto. Resultado: menos dedução, mais imposto.

Organização não é só burocracia. É dinheiro no bolso.

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Por que guardar documentos é tão importante?

Toda despesa que pode ser lançada na contabilidade precisa ter comprovação.
Sem documento, a Receita não aceita o abatimento.

Exemplos práticos:

• Você abastece o carro para atender clientes, mas não pede nota fiscal: não pode abater.
• Compra material de escritório sem CNPJ na nota: fica fora da contabilidade.
• Paga um serviço com transferência, mas não guarda o comprovante: a despesa some do radar.

É como jogar dinheiro fora sem perceber.

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O que pode ser deduzido se tiver o comprovante?

• Aluguel do escritório ou ponto comercial.
• Energia, internet e telefone usados no negócio.
• Transporte e combustível (quando ligados à atividade).
• Compra de insumos e mercadorias.
• Serviços terceirizados (marketing, contabilidade, manutenção, etc.).

Analogia: guardar comprovantes é como colecionar ingressos de cinema. No fim do ano, você mostra todos e garante o desconto. Sem eles, não tem prova de que foi ao filme.

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Quanto isso pesa no bolso?

Pode parecer pouco, mas somando ao longo do ano, a diferença é grande.

Exemplo:
Um prestador de serviços gasta em média R$ 800/mês em despesas comprováveis.
Se não guarda as notas, perde R$ 9.600/ano em deduções.
Na prática, paga imposto sobre dinheiro que nunca ficou com ele.

Guardar comprovantes é fundamental. Sem eles, a Receita não aceita as despesas, e você acaba pagando imposto sobre algo que não deveria.

É como pagar a conta de luz de uma casa vazia: dinheiro jogado fora sem necessidade.

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Como se organizar sem complicação?

1. Digitalize tudo – use o celular para escanear notas e comprovantes.
2. Crie uma pasta por mês – física ou digital.
3. Peça sempre nota fiscal com CNPJ da sua empresa.
4. Converse com o contador sobre quais despesas realmente entram como dedutíveis.
5. Não deixe acumular – organização é hábito diário, não tarefa de fim de ano.

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Crescer organizado também pede tecnologia no caixa 💳

Se você é PJ e já está cuidando dos documentos, o próximo passo é organizar também a forma de receber.
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Resumo rápido

• Sem documento, não há dedução de despesa.
• Gastos com aluguel, energia, internet e insumos podem reduzir imposto se comprovados.
• Um PJ desorganizado paga mais imposto do que deveria.
• Organização é hábito diário e pode ser simples.
• Crescer com controle pede também uma maquininha confiável para receber.

Por Alfredo C. Coscia